Рубрика: Таймменеджмент
Способ оптимизации работы с электронной почтой
Когда-то давно, уже даже не помню где, встретила идею о том, чтобы использовать в темах к email-сообщениям англоязычные акронимы.
Акроним — аббревиатура, образованная из начальных букв слов или словосочетаний, произносимая как единое слово, а не побуквенно. Пример: «ГУМ» как гум, а не ГэУэМ. /Wikipedia
Идея заключается в том, чтобы перед темой электронного письма помещать один из акронимов, который бы сообщал его получателю о том, что из себя представляет данное письмо. Например:
- FYI (for your information) — просто прочитайте
- FYA (for your action) — предпримите нужные действия
- ASAP (as soon as posible) — выполните как можно быстрее
- ATN (attention) — обратите внимание
- Resend — письмо выслано повторно
- TY (thank you) — спасибо
- WBS (write back soon) — ответьте мне, как можно быстрее
- NRP (no response needed) — можно не отвечать
Сама я этим способом не пользовалась. И, наверное, воспользуюсь только в том случае, если вдруг буду работать в какой-нибудь крупной компании, в которой будет большой объём внутренних email-сообщений. Но сама идея, мне кажется, интересной.
Личная система папок в docs.google
В комментариях к посту про систему тайм менеджмента, которой я пользуюсь, меня попросили рассказать про мою систему папок в docs.google. Сегодня буду рассказывать.
На самом деле тут нет ничего сложного. Надо просто сесть и переписать все типы информации, с которой вам приходится работать. Например: информация для написания нового коммерческого предложения, идеи для нового проекта, продвижение услуги компании и т.п. Затем попытаться объединить их в более крупные группы, на docs.google это как раз и будут папки.
Лично у меня со временем папки самоорганизовались следующим образом:
1. nbstudio.ru
Я пока не планирую создавать собственную веб-студию, но информацию для её открытия всё-таки собираю, мне это интересно. Название черновое, вряд ли я буду использовать его на самом деле. Поэтому и могу показать открыто.
Внутри этой папки можно найти порядка десяти различных документов:
- коллекции интересных визиток/логотипов/фирменных стилей/корпоративных сайтов;
- выдержки для написания коммерческого предложения/брифа/договора;
- список фрилансеров, работы которых мне показались интересными;
- список фишек, которые можно будет использовать на сайте студии или на разрабатываемых сайтах;
- идеи по продвижению компании.
Мой личный способ успевать делать всё. Тайм менеджмент для руководителя веб-студии
До 1 октября этого года я работала руководителем отдела веб-разработок одной компании. Одновременно мы вели работу примерно над десятью проектами. Ежемесячно сдавали около двух сайтов. При этом всегда были клиенты на поддержке. В общем, работы куча.
Чтобы всё успевать, не забывать выполнять обещанное и не срывать сроки, у меня постепенно выработалась собственная система таймменеджмента, которой я всегда придерживалась и собираюсь придерживаться в дальнейшем, даже работая фрилансером.
Я поделила свои задачи на три группы
- Задачи на будущее.
- Обдумывание проектов, к разработке которых ещё не приступили, но планируем приступить.
- Развитие отдельных направлений деятельности компании.
- Задачи на текущую неделю. То, что надо выполнить в течение недели или двух.
- Работы по проектам: написание концепций сайтов, постановка задач исполнителям, тестирование готовых к сдаче проектов.
- Работы с потенциальными клиентами: подготовка к встрече, написание коммерческих предложений.
- Постинг в корпоративный блог.
- Задачи особой важности, которые требуют соблюдения точного времени или точных условий.
- Встречи.
- Выставление счетов.
- Отправка документов.
Что касается последних двух пунктов я, конечно, не делала всё это сама, но с меня требовалось правильно поставить задачу и проследить за качеством и сроками её выполнения.
Итак, как я решаю все три группы задач. Читать далее
