Мой личный способ успевать делать всё. Тайм менеджмент для руководителя веб-студии

7 октября 2008 10:03, в рубрике «Таймменеджмент», комментарии (10)

До 1 октября этого года я работала руководителем отдела веб-разработок одной компании. Одновременно мы вели работу примерно над десятью проектами. Ежемесячно сдавали около двух сайтов. При этом всегда были клиенты на поддержке. В общем, работы куча.

Чтобы всё успевать, не забывать выполнять обещанное и не срывать сроки, у меня постепенно выработалась собственная система таймменеджмента, которой я всегда придерживалась и собираюсь придерживаться в дальнейшем, даже работая фрилансером.

Я поделила свои задачи на три группы

1. Задачи на будущее.
   • Обдумывание проектов, к разработке которых ещё не приступили, но планируем приступить.
   • Развитие отдельных направлений деятельности компании.
2. Задачи на текущую неделю. То, что надо выполнить в течение недели или двух.
   • Работы по проектам: написание концепций сайтов, постановка задач исполнителям, тестирование готовых к сдаче проектов.
   • Работы с потенциальными клиентами: подготовка к встрече, написание коммерческих предложений.
   • Постинг в корпоративный блог.
3. Задачи особой важности, которые требуют соблюдения точного времени или точных условий.
   • Встречи.
   • Выставление счетов.
   • Отправка документов.

Что касается последних двух пунктов я, конечно, не делала всё это сама, но с меня требовалось правильно поставить задачу и проследить за качеством и сроками её выполнения.

Итак, как я решаю все три группы задач.

Первая группа задач

Задачи на обдумывание я решаю с помощью docs.google.com. Там у меня уже сложилась целая система папок. Любая пришедшая мне в голову мысль отправляется в соответствующий документ. Это действительно очень удобно.

Например, я никогда не задумываюсь над тем, о чём писать на корпоративном блоге. Потому что все идеи записываются в специальный документ. Когда приходит время что-то написать, я просто его открываю и выбираю идею, которую мне в этот момент хочется осветить.

В основном идеи мне приходят, когда я сижу за компьютером. Как раз тогда у меня есть доступ к docs.google.com. Если же компьютера, подключённого к Интернет, у меня под рукой нет, я делаю записи на КПК или обычной бумаге. А потом обязательно переношу на google.

Мне кажется, удобнее всего делать такие записи именно в Интернете. Так как, написав что-то один раз, я получаю доступ к этой записи в любой момент времени с любого компьютера. И мне не надо таскать с собой рабочий блокнот, да и к тому же теперь никогда ничего не теряется и не забывается.

Вторая группа задач

Для текущих задач я использую рабочий блокнот. Каждый понедельник начинается с того, что я открываю новый лист и записываю на нём две даты — первого и последнего дня текущей недели. А затем в виде списка начинаю перечислять всё то, что мне хотелось бы сделать в течение этой недели. В среднем, у меня получается 15-20 пунктов. В течение недели список постоянно редактируется: вычёркиваются выполненные, появляются новые задачи.

Этот список мне нужен для того, чтобы видеть перед глазами весь объём работы, который мне предстоит сделать, и иметь возможность в любой момент расставить приоритеты и оценить, насколько я всё успеваю.

К концу недели я не стремлюсь вычеркнуть все пункты. Обычно остается 20-30%, которые просто переносятся на следующую неделю. Я не вижу в этом ничего страшного.

Дополнительный плюс использования такого списка в том, что мне никогда не надо думать над тем, чем мне заняться дальше. Все задачи перед глазами.

Третья группа задач

Для задач особой важности я также использую бумагу — только гораздо меньшего размера. Я беру небольшие белые листочки и записываю на них: дату и место встречи, кому к какому сроку какие документы подготовить, кому что нужно не забыть передать и т. д.

Как только дело сделано, бумажка отправляется в мусорную корзину и забывается.

Бумажки хранятся постоянно перед глазами, на нерабочей клавиатуре ноутбука (для печатания я пользуюсь внешней клавиатурой).

Почему я не использую электронные планировщики

По второму и третьему типам задач я пробовала использовать электронные средства. Например, для встреч я использовала сначала планировщик на КПК, затем планировщик в компьютере (в TheBat и в календаре google.com). Мне почему-то очень неудобно то, что надо искать кнопку для запуска соответствующего приложения и ждать, пока оно загрузится. Гораздо быстрее и удобнее записать на обычную бумажку.

В качестве вывода

Я прочитала пока только одну книжку по таймменеджменту (очень известную в России ;). Но уже после того, как пришла к собственной системе. Мне кажется, если бы я прочитала эту книгу раньше, не факт, что я бы сразу поняла, как мне применить прочитанное на практике. Я почти уверена, что таймменеджменту нельзя научить, каждый человек должен найти для себя ряд правил, средств или каких-то личных фишечек, которые будут подходить под особенности его деятельности.